Blog

Artikelen

 

Zes manieren om je vergadering beter te laten verlopen

 

Vergaderingen worden door veel mensen gezien als tegelijkertijd belangrijk en tijdverkwistend. Belangrijk voor het uitwisselen van informatie, problemen oplossen of de activiteiten van het bedrijf te bespreken. Maar de tijd die dat allemaal kost!

Een succesvolle vergadering is efficiënt en effectief. Efficiënt is het als de bespreking heeft bijgedragen aan het doel waarvoor iedereen bij elkaar kwam. Effectief houdt in dat het doel daadwerkelijk bereikt is. Zie voor een uitleg van het subtiele verschil deze pagina.

Als een bijeenkomst is gehouden wordt er vaak gemopperd dat deze (weer) weinig zin had. Tijd en geld zijn verkwist en mensen geërgerd. Hier is wat aan te doen. Makkelijk is dat meestal niet want ingesleten gebruiken en gewoontes zijn lastig te veranderen.

Onderstaand beschrijven wij zes punten waardoor een bespreking meer nut voor jou en je mede-deelnemers oplevert.

Voor als je haast hebt vind je hier een overzichtelijke samenvatting.

 

  1. Bepaal het doel en maak een agenda

Vaak zijn overleggen een vast onderdeel van de wekelijkse routine. Maar is dit altijd zinvol?

Beschrijf het doel van de samenkomst in 1-2 heldere zinnen. Begin de eerste zin bijvoorbeeld met: “wij houden deze vergadering vanwege doel x”. En in de tweede zin beschrijf je dan wat “x” is.

Vervolgens maak je een lijst van alle punten die behandeld moeten worden. Schrijf naast elk punt de naam van de persoon die verantwoordelijk en/of betrokken is. Voor verdere optimalisatie kan je ook de toegestane discussietijd vermelden. Hiermee wordt veel oeverloos geklets voorkomen.

Stuur deze agenda tenminste een dag van tevoren naar de deelnemers. Dan kan iedereen zich voorbereiden. Een agenda die een uur van tevoren wordt rondgestuurd is niet direct een garantie voor een zinvolle vergadering. Eerder het tegenovergestelde met gemopper en ontevredenheid als resultaat.

 

  1. Begin en eindig precies op tijd

Als jij op tijd bent en een ander niet, dan kan dat knap irritant zijn. Helemaal als je het toch al zo druk hebt.

Voor een stressvrij verloop van een bespreking moet deze op tijd beginnen. En “op tijd” is de afgesproken tijd. Mijn ervaring van meer dan 25 jaar vergaderen leert dat er altijd mensen zijn die allerlei soorten van excuses hebben om toch niet op tijd te komen. Je kent ze vast wel: de klant belde, er was een aanrijding gebeurd, ik moest mijn kinderen nog wegbrengen, etc etc. Allemaal heel legitiem maar buitengewoon vervelend voor de reeds aanwezigen die wel op tijd kwamen.

Veel bedrijven hebben daarom de policy ingevoerd dat

  1. de vergadering op de afgesproken tijd begint;
  2. zodra de vergadering begint, gaat de deur van binnenuit op slot. Laatkomers komen er niet meer in. Punt.

Ook het eindtijdstip moet helder zijn en gehandhaafd worden. Als deelnemer moet je misschien wel op tijd komen voor een volgend overleg!

 

  1. Belangrijke zaken eerst

Meestal zijn bij een bespreking niet alle te bespreken punten even belangrijk. Doe daarom de belangrijkste eerst. Bepaal welke 1 of 2 (deel)onderwerpen vandaag het belangrijkste zijn. Begin met dit onderwerp en reserveer hier de meeste spreektijd voor. Als het onderwerp besproken en gereed is, ga je door met de minder belangrijke of minder dringende onderwerpen. Zelfs als de tijd uiteindelijk toch nog te kort blijkt te zijn ga je bij een volgende bespreking als eerste weer verder met dit betreffende item.

Op deze manier geeft je de meeste focus aan de belangrijke zaken waarbij input van meerdere disciplines nodig is. In de praktijk zal blijken dat minder belangrijke zaken zich gaandeweg de tijd vanzelf oplossen, zelfs zonder dat er in de groep over gesproken is!

 

  1. Samenvatten

Vat na elke discussie over een bepaald agendapunt de conclusie en actiepunten samen. Schrijf deze resultaten op. Vermeld erbij wie er wat, wanneer gaat doen. Dateer dit.

Een hulpmiddel hierbij is de BAL, wat staat voor de Besluiten en Actie Lijst. Hierop vermeld je wanneer er welk besluit is genomen. Wat de uit te voeren actie is en wie die gaat doen. Tenslotte vermeld je een datum waarop het klaar moet zijn.

 

  1. Specifieke verantwoordelijkheden

Gespreksleider of voorzitter

Het is handig als bij een bespreking niet iedereen door elkaar heen kletst. Dit vraagt om een gespreksleider ofwel een voorzitter. Deze moet zorgen dat de punten van de agenda besproken worden en dat relevante mensen in de discussie aan bod komen. Een voorzitter moet ingrijpen als de discussie niet meer over het betreffende agendapunt gaat of als deze uit de hand loopt.

Denk er verder over na wie er voorzitter is. Is dit de hoogste in rang? Of degene die het meeste van het onderwerp afweet? Of juist iemand die daar wat verder van af staat? Iemand die sterk is in het toepassen van hoor en wederhoor? Moet de gespreksleider steeds dezelfde persoon zijn of kan het per onderwerp verschillen?


Notulist

Voor een effectieve voortgang van besprekingen is het noodzakelijk dat de besluiten en openstaande vragen worden genoteerd. Soms is het daarbij handig ook op te schrijven hoe er tot een dergelijk besluit is gekomen. Wat lag er ten grondslag aan de beslissing? Op het moment van beslissen is dat meestal allemaal vrij logisch. Een jaar later (of de volgende dag!) en/of voor niet-ingewijden zijn besluiten nog wel eens moeilijk te begrijpen. Ook is de herinnering van betrokkenen vaak niet eenduidig over wat er nou exact afgesproken is. Opschrijven van afspraken voorkomt veel geharrewar.


Tijdsbewaker

Als er moeilijke of zware besprekingen zijn is het bewaken van de tijd door de voorzitter best lastig. Een aparte tijdsbewaker kan dan een handige hulp zijn. Deze persoon kan dan ook in de gaten houden of sommige mensen niet eindeloos veel tijd nemen om hun standpunten/visie te herhalen en of dat ook anderen, die misschien minder nadrukkelijk aanwezig zijn, tijd krijgen hun mening te geven.

 

  1. Notulen

Zoals hiervoor ook aangestipt, het NIET doen van verslaglegging (maken van notulen) is de oorzaak van veel tijdsverlies en ergernis.
Bedenk hierbij dat discussie en overeenstemming zonder afspraken over verantwoordelijkheden en deadlines geen zakelijke besprekingen zijn maar meer een soort van vrijblijvende conversatie tussen twee of meer mensen.

Mensen denken vaak dat ze zich afspraken op een later moment nog wel goed kunnen herinneren. De praktijk is weerbarstiger. Een veelgebruikte test laat dit duidelijk zien: twee mensen spreken iets af en vertellen dat aan een derde. Deze derde vertelt het een dag later aan nummer vier. Nummer vier aan vijf, enzovoort. Bij persoon nummer tien is er een geheel nieuwe versie van de afspraak tussen persoon een en twee ontstaan.

 

Afspraken opschrijven dus!

 

Om het risico van eigen interpretaties van wat mensen denken gehoord hebben verder zoveel mogelijk te verminderen moeten de verslagen uiterlijk de dag na de vergadering rondgestuurd worden. Het is dan handig de deelnemers te vragen akkoord te gaan met datgene wat in het verslag staat.

Tip: doe jezelf een plezier en schrijf onderaan het verslag: “Ik ga ervan uit dat bovenstaande correct is. Als ik van jou (de ontvanger van het bericht) geen tegenreactie krijg, ga ik er van uit dat je het er mee eens bent”.

In plaats hiervan kan je ook bij de eerst volgende bespreking vragen om reacties op het verslag. Maar dit zet wel de deur op een kier voor hernieuwde discussies en daarmee inefficiënte benutting van de tijd van eenieder.

 

Conclusie:

Beter vergaderen doe je door het doen van:

  1. Stel een doel
  2. Maak een agenda en beheer deze
  3. Focus op belangrijke zaken eerst
  4. Let op de tijd
  5. Stel een gespreksleider en een notulist aan
  6. Schrijf resultaten en acties op. Benoem verantwoordelijkheden.
  7. Stuur de agenda tenminste 24 uur voor aanvang van de vergadering
  8. Stuur het verslag maximaal 24 uur na de vergadering
  9. Bij vervolgbesprekingen: stuur tijdig de nieuwe agenda
Share on facebook
Share on google
Share on linkedin

Most Popular: