Zes manieren om je vergadering beter te laten verlopen

[et_pb_section fb_built=”1″ _builder_version=”3.19.15″ custom_padding=”20px|0px|14px|0px|false|false”][et_pb_row custom_padding=”13px|0px|14px|0px|false|false” _builder_version=”3.19.15″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.19.15″][et_pb_text _builder_version=”3.19.15″]

Vergadering wordt door veel mensen gezien als tegelijkertijd belangrijk en tijd verkwistend. Belangrijk voor het uitwisselen van informatie, problemen oplossen en de activiteiten van het bedrijf te bespreken en te volgen. Maar de tijd die dat allemaal kost!

Een succesvolle vergadering is efficiënt en effectief. Efficiënt is het als de bespreking heeft bijgedragen aan het doel waarvoor iedereen bij elkaar kwam. Effectief houdt in dat het doel daadwerkelijk bereikt is. Zie voor een uitleg van het subtiele verschil deze pagina.

Na een bijeenkomst wordt er vaak gemopperd dat deze (weer) weinig zin had. Tijd en geld zijn verkwist en mensen geërgerd. Hier is wat aan te doen.

 

Onderstaand zes punten waardoor je bespreking meer nut voor jou en je mede-deelnemers oplevert. Voor als je haast hebt vind je hier een overzichtelijke samenvatting.

[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ _builder_version=”3.19.15″ custom_padding=”19px|0px|22px|0px|false|false”][et_pb_row custom_padding=”0|0px|17px|0px|false|false” _builder_version=”3.19.15″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.19.15″][et_pb_text _builder_version=”3.21″]

1. Bepaal het doel en maak een agenda

Vaak zijn overleggen een vast onderdeel van de wekelijkse routine. Maar is dit altijd zinvol?

Beschrijf het doel van de samenkomst in 1-2 heldere zinnen. Begin de eerste zin bijvoorbeeld met: “wij houden deze vergadering vanwege doel x”. En in de tweede zin beschrijf je dan wat “x” is.

Vervolgens maak je een lijst van alle punten die behandeld moeten worden. Schrijf naast elk punt de naam van de persoon die verantwoordelijk en/of betrokken is. Voor verdere optimalisatie kan je ook de toegestane discussietijd vermelden. Hiermee wordt veel oeverloos geklets voorkomen.

Stuur deze agenda tenminste een dag van tevoren naar de deelnemers. Dan kan iedereen zich voorbereiden. Een agenda die een uur van tevoren wordt rondgestuurd is niet direct een garantie voor een zinvolle vergadering. Eerder het tegenovergestelde! Mensen hebben dan een prachtig excuus om zich niet te hebben hoeven voorbereiden en daarmee daalt het nut van het bij elkaar komen.

[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ _builder_version=”3.19.15″ custom_padding=”20px|0px|17px|0px|false|false”][et_pb_row custom_padding=”12px|0px|16px|0px|false|false” _builder_version=”3.19.15″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.19.15″][et_pb_text _builder_version=”3.21″]

2. Begin en eindig op tijd

Als jij op tijd bent en een ander niet, dan kan dat knap irritant zijn. Helemaal als je het toch al zo druk hebt.

Voor een stressvrij verloop van een bespreking moet deze op tijd beginnen. En “op tijd” is de afgesproken tijd. Mijn ervaring van meer dan 25 jaar vergaderen leert dat er altijd mensen zijn die allerlei soorten van excuses hebben om toch niet op tijd te komen. Je kent ze vast wel: de klant belde, er was een aanrijding gebeurd, ik moest mijn kinderen nog wegbrengen, etc etc. Kan best waar zijn allemaal maar het is buitengewoon vervelend voor de reeds aanwezigen die wel op tijd kwamen.

Veel bedrijven hebben daarom de policy ingevoerd dat:

  1. de vergadering op de afgesproken tijd begint;
  2. zodra de vergadering begint gaat de deur van binnenuit op slot. Laatkomers komen er niet meer in. Punt.

Ook het eindtijdstip moet helder zijn en gehandhaafd worden. Als deelnemer moet je misschien wel op tijd komen voor een volgend overleg!

[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ _builder_version=”3.19.15″ custom_padding=”14px|0px|0|0px|false|false”][et_pb_row custom_padding=”11px|0px|11px|0px|false|false” _builder_version=”3.19.15″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.19.15″][et_pb_text _builder_version=”3.19.15″]

3. Samenvatten

Als je voortgang wil maken met de planning en wil voorkomen dat zaken eindeloos herhaald en nagevraagd worden  vat dan na elke discussie over een bepaald agendapunt de conclusie en actiepunten samen. Schrijf deze resultaten op. Vermeld erbij wie er wat, wanneer gaat doen. Dateer dit.

Een hulpmiddel hierbij is de BAL, wat staat voor de Besluiten en Actie Lijst. Hierop vermeld je wanneer er welk besluit is genomen. Wat de uit te voeren actie is en wie die gaat doen. Tenslotte vermeld je twee data. De eerste is de datum waarop je het actiepunt op de BAL zet. De tweede de datum waarop het klaar moet zijn.

[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ _builder_version=”3.19.15″ custom_padding=”12px|0px|7px|0px|false|false”][et_pb_row custom_padding=”45px|0px|27px|0px|false|false” _builder_version=”3.19.15″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.19.15″][et_pb_text _builder_version=”3.21″]

4. Specifieke verantwoordelijkheden


Gespreksleider of voorzitter

Het is handig als bij een bespreking niet iedereen door elkaar heen kletst. Dit vraagt om een gespreksleider ofwel een voorzitter. Deze moet zorgen dat de punten van de agenda besproken worden en dat relevante mensen in de discussie aan bod komen. Een voorzitter moet ingrijpen als de discussie niet meer over het betreffende agendapunt gaat of als deze uit de hand loopt.

Denk er verder over na wie er voorzitter is. Is dit de hoogste in rang? Of degene die het meeste van het onderwerp afweet? Of juist iemand die daar wat verder van af staat? Iemand die sterk is in het toepassen van hoor en wederhoor? En moet de gespreksleider steeds dezelfde persoon zijn of kan het per onderwerp verschillen?

Notulist

Voor een effectieve voortgang van besprekingen is het noodzakelijk dat de besluiten en openstaande vragen worden genoteerd. Soms is het daarbij handig ook op te schrijven hoe er tot een dergelijk besluit is gekomen. Wat lag er ten grondslag aan de beslissing? Op het moment van beslissen is dat meestal allemaal vrij logisch. Een jaar later (of de volgende dag!) zijn besluiten nog wel eens moeilijk te begrijpen. Helemaal voor niet-ingewijden! Ook is de herinnering van betrokkenen vaak niet eenduidig over wat er nou exact afgesproken is. Opschrijven van afspraken voorkomt veel geharrewar.

Tijdsbewaker

Als er moeilijke of zware besprekingen zijn is het bewaken van de tijd door de voorzitter best lastig. Een aparte tijdsbewaker kan dan een handige hulp zijn. Deze persoon kan dan ook in de gaten houden of sommige mensen niet eindeloos veel tijd nemen om hun standpunten/visie te herhalen en of ook anderen, die misschien minder nadrukkelijk aanwezig zijn, voldoende tijd krijgen hun bijdrage te leveren.

[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ _builder_version=”3.19.15″ custom_padding=”4px|0px|22px|0px|false|false”][et_pb_row custom_padding=”1px|0px|6px|0px|false|false” _builder_version=”3.19.15″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.19.15″][et_pb_text _builder_version=”3.21″]

5. Notulen

Zoals hiervoor ook aangestipt, het NIET doen van verslaglegging (maken van notulen) is de oorzaak van veel tijdsverlies en ergernis. Bedenk hierbij dat discussie en overeenstemming, zonder afspraken over verantwoordelijkheden en deadlines, geen zakelijke besprekingen zijn maar meer een soort van vrijblijvende conversatie tussen twee of meer mensen. Als je verder wil met je project heb je daar niet zo veel aan.

Mensen denken vaak dat ze zich afspraken op een later moment nog wel goed kunnen herinneren. De praktijk is weerbarstiger. Een veelgebruikt testje laat dit duidelijk zien: twee mensen spreken iets af en vertellen dat aan een derde. Deze derde vertelt het een dag later aan nummer vier. Nummer vier een dag later aan nummer vijf, enzovoort. Bij persoon nummer tien is er een geheel nieuwe versie van de afspraak tussen persoon een en twee ontstaan. Onze herinnering neemt soms een loopje met de feiten.

Afspraken opschrijven dus!

Om het risico van eigen interpretaties van wat mensen denken gehoord te hebben, zoveel mogelijk te verminderen is het handig de verslagen uiterlijk de dag na de vergadering rond te sturen. Vraag de deelnemers akkoord te gaan met datgene wat in het verslag staat. Of nog beter: Tip: doe jezelf een plezier en schrijf onderaan het verslag: “Ik ga ervan uit dat bovenstaande correct is. Als ik van jou (de ontvanger van het bericht) geen tegenreactie krijg, ga ik er van uit dat je het er mee eens bent”. Dat scheelt veel “ge-jamaar”.

In plaats hiervan kan je ook bij de eerst volgende bespreking vragen om reacties op het verslag. Maar dit zet wel de deur op een kier voor hernieuwde discussies (ge-jamaar) en daarmee inefficiënte benutting van de tijd van eenieder.

[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ _builder_version=”3.19.15″ custom_padding=”33px|0px|54px|0px|false|false”][et_pb_row custom_padding=”15px|0px|27px|0px|false|false” _builder_version=”3.19.15″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.19.15″][et_pb_text _builder_version=”3.19.15″]

6. Conclusie:

Beter vergaderen doe je door:

  1. Een doel stellen
  2. Agenda maken en gebruiken
  3. Belangrijke zaken eerst te doen
  4. De tijd in de gaten te houden
  5. Een gespreksleider en een notulist aan te wijzen
  6. Resultaten en acties opschrijven. Benoem verantwoordelijkheden.
  7. Stuur de agenda tenminste 24 uur voor aanvang van de vergadering
  8. Stuur het verslag maximaal 24 uur na de vergadering
  9. Bij vervolgbesprekingen: stuur tijdig de nieuwe agenda
[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section]

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.